Algemene voorwaarden & privacyverklaring

Algemene voorwaarden

Fairtual Technologies BV is een 100% Belgisch bedrijf. Onze aandeelhouders zijn Belgen, geboren en getogen en we hebben geen enkele inmenging van andere partijen.

Onze missie:
We vertrekken vanuit een missie. Een missie om virtuele evenementen en showrooms in de markt te zetten. We geloven in een hybride toekomst waarin live (fysiek) én virtueel (digitaal) hand in hand kunnen gaan en elkaar kunnen versterken. We geloven er eveneens in dat digitale communicatie ontegensprekelijk deel uitmaakt van de communicatiemix. Transparantie, klantvriendelijkheid en flexibiliteit zijn zaken die wij hoog in het vaandel dragen. Hoe we dat doen? Met duidelijk en bruikbaar advies, heldere communicatie en dat alles… met een glimlach. Want daarmee maken wij het verschil.

Onze gegevens:
FAIRTUAL TECHNOLOGIES BV – Koningin Elisabethlaan 18 – 8000 Brugge – KBO BE0899.916.411.
Wij zijn tevreden klant bij Belfius onder het rekeningnummer IBAN: BE54 0689 3692 0397

Ons team – onze specialisten:
We werken met een team van specialisten. Specialisten die we inzetten voor onze klanten om van hun evenement of project een succes te maken. Ontdek onze medewerkers op onze teampagina via onze website.
Dagelijks staan zij klaar om u te helpen.

2.1 Onze prijzen zullen altijd op voorhand op een zo compleet en overzichtelijk mogelijke manier worden gecommuniceerd. U weet, op specifiek maatwerk na, altijd vooraf hoeveel u zal betalen.

2.2 Er wordt gewerkt met duidelijke offertes en prijsafspraken waardoor de prijs op voorhand duidelijk en transparant is. De offertes blijven altijd 14 dagen geldig.

2.3 Een aanbod (in de vorm van een offerte) wordt als aanvaard beschouwd na een expliciete of impliciete aanvaarding door u. Deze aanvaarding betekent ook dat u onze Algemene Voorwaarden (in haar totaliteit) heeft gelezen en zich ermee akkoord verklaart. Wij vragen u steeds om de offerte(s) digitaal te ondertekenen. Dat bespaart iedereen een hoop werk en papier.

2.4 Een expliciete aanvaarding betekent dat u duidelijk aangeeft in niet mis te verstane woorden dat u akkoord gaat met het aanbod (de offerte), en dat de werken mogen worden aangevat. Bij een impliciete aanvaarding stelt u een bepaalde handeling waaruit kan worden afgeleid dat u akkoord gaat met het aanbod (bijvoorbeeld het doorsturen van bepaalde zaken die wij nodig hebben om aan een opdracht te beginnen, of het betalen van een voorschot).

2.5 Van zodra een opdracht aanvaard is worden de activiteiten aangevat. Er wordt een project aangemaakt en ingepland, de administratieve omkadering wordt op punt gezet, er vinden interne briefings plaats, … Na deze aanvaarding kan u dus niet meer kosteloos opzeggen. Wenst u toch op te zeggen, dan kan dat uiteraard. Bij een opzegging die dateert van langer dan 1 maand vóór aanvang van het evenement, betaalt u 50% van de totale kosten (ook al werden bepaalde werken of andere zaken nog niet uitgevoerd). Bij een opzegging die dateert van minder dan 1 maand vóór aanvang van het evenement, betaalt u 75% van de totale kosten (ook al werden bepaalde werken of andere zaken nog niet uitgevoerd).

2.6 Deadlines zijn belangrijk bij het organiseren van een evenement. We zullen de deadlines die met de opdrachten gepaard gaan ook altijd duidelijk met u afspreken. We streven ernaar 100% van onze deadlines te halen.

2.7 Gezien communicatie belangrijk is vinden we het nodig hieromtrent (deadlines) duidelijke afspraken te maken. Zo wordt elk project (evenement) door ons geleid door onze project manager(s). De project manager is de spilfiguur die de activiteiten managet van de Art Director, de IT Manager, de 3D Designer en de Marketing Manager. Deze personen worden dus best niet rechtstreeks gecontacteerd door u, zodat zij zich kunnen focussen op hun job. Indien u rechtstreeks contact opneemt met één van die medewerkers, dan zal de tijd die hieraan wordt besteed worden aangerekend aan uurtarief. Hou hier dus rekening mee. Het kan daarentegen gebeuren dat één van die medewerkers u zelf contacteert, dan geldt dit uiteraard niet (voor wat deze contacten betreft).

3.1 Vaste kosten
Voor de meeste zaken werken wij met “vaste kosten”. Op die manier weet u als klant goed waaraan u begint en kan u perfect uw evenement gaan budgetteren. Zo worden bijvoorbeeld vaste kosten in rekening gebracht voor het huren van een stand, een paviljoen, een conferentieruimte en ga zo maar verder.
De vaste kosten worden (samen met eventuele andere kosten) op de offerte vermeld en zijn in se onveranderlijk.

3.2 Variabele kosten
We hebben ook “variabele kosten”. De hoogte van onze variabele kosten zijn afhankelijk van de hoogte van de vaste kosten. We onderscheiden 2 variabele kosten.
Vooreerst zijn er de kosten die betrekking hebben op het project management. Dit is de ondersteuning die onze mensen u bieden tijdens de voorbereiding en de live-dagen van uw evenement. De kosten voor het project management bedragen steeds 25% van de vaste kosten.
We hanteren eveneens een variabele eco-premie. Fairtual Technologies is een ecologisch bedrijf dat klimaatbewust onderneemt. De CO²-voetafdruk van onze organisatie bedroeg op 01/01/2021 slechts 8.488,83 kg. Om onze CO² uitstoot in hun biomassa op te nemen, willen wij jaarlijks een 500-tal bomen planten. De kosten hiervoor delen wij met onze klanten. We hanteren bijgevolg een variabele kost van 1% van de vaste kosten en het maatwerk.

3.3 Uurtarieven – maatwerk (of andere)
In de zaken waarin gewerkt wordt aan uurtarief zoals maatwerk bijvoorbeeld, rekenen wij een uurtarief aan van 150 EUR excl. BTW.
Wanneer u ons bijvoorbeeld verzoekt om een stand op maat te maken of een extra functionaliteit te ontwikkelen, dan zullen wij in eerste instantie een inschatting maken van het aantal uren (of dagen) die wij nodig hebben voor deze ontwikkeling(en). U zal dan een offerte ontvangen, waarop een aantal uren (of dagen of een vast tarief) vermeld staan. Let er wel op dat dit steeds een inschatting betreft. Dat betekent dus dat er ofwel meer werk, of minder werk is en dat er bijgevolg respectievelijk meer of minder kan gefactureerd worden.
Onze mensen zijn ondertussen in staat om correcte inschattingen te kunnen maken, maar het gebeurt soms dat onze klanten om extra aanpassingen vragen of niet de zaken aanleveren die wij nodig hebben voor de ontwikkeling.

3.4 Verplaatsingskosten
Als ecologisch bedrijf houden we er niet zo van te reizen. Reizen zorgt er ook voor dat we niet op kantoor kunnen werken, dus rekenen we verplaatsingskosten aan 0,75 € / km (inclusief reistijd). Gezien we in de offertefase geen rekening kunnen houden met eventuele verplaatsingen die “moeten” gemaakt worden, worden verplaatsingsonkosten niet opgenomen in de offerte. Ze worden wel nadien gefactureerd.

3.5 Facturatie
Factureren doen we steeds in minstens 3 keer.
Een eerste factuur van 40% van het goedgekeurde offertebedrag wordt gefactureerd binnen de week na het ondertekenen van de offerte.
De tweede factuur wordt minstens 4 weken vóór aanvang van het evenement / project verstuurd en bedraagt 30% van het goedgekeurde offertebedrag.
De derde factuur wordt minstens 2 weken vóór aanvang van het evenement / project verstuurd en bedraagt 30% (of het saldobedrag) van het goedgekeurde offertebedrag.
Indien er na het evenement nog zaken af te rekenen vallen, dan wordt deze factuur onmiddellijk na het evenement / project verstuurd.
3.5 Betalingen
De standaard betalingstermijn bedraagt 14 dagen na factuurdatum. Indien u een verlengde betalingstermijn wenst te bekomen, dan dient dit voorafgaandelijk schriftelijk te worden goedgekeurd door de Managing Director van Fairtual Technologies, de heer Diego Dupont. Verwijzen naar uw eigen betalingsvoorwaarden of algemene voorwaarden wordt niet aanvaard.

3.5 Wat als u niet betaald heeft binnen de onder 3.5 vermelde betalingstermijn
Goede afspraken maken de beste vrienden, ook bij ons. Wij stellen alles in het werk om van uw evenement / project een succes te maken. Het respect dat wij terugvragen is een correcte betaling van onze facturen.
Indien een factuur niet werd betaald op de vervaldag (factuurdatum + 14 dagen), dan zal u een vriendelijke herinnering ontvangen, waarbij u wordt verzocht de factuur te voldoen binnen de 7 dagen.
Heeft u 7 dagen later nog niet betaald, dan zal u op de 21ste dag na factuurdatum een tweede herinnering ontvangen. Hierin wordt u nogmaals verzocht de factuur te voldoen binnen de 7 dagen.
Wanneer u op de 28ste dag nog steeds niet heeft betaald, gaan wij ervan uit dat het geen vergetelheid betreft. De werkzaamheden worden dan even stilgelegd tot u alle openstaande facturen heeft voldaan. Indien er nog andere facturen dienen gemaakt te worden, dan worden deze ook opgemaakt en zijn ze onmiddellijk opeisbaar, niettegenstaande eventuele werkzaamheden of andere zaken nog niet werden uitgevoerd.
Graag maken we drie opmerkingen:
⦁ Wacht niet tot de vervaldag gepasseerd is en u een herinnering ontvangt. Omgekeerd mag u ook van ons verwachten dat we proactief zijn en ons aan de afspraken / deadlines houden;
⦁ Let er in elk geval op dat de eerste 3 facturen betaald zijn vóór aanvang van het evenement / project. Wij houden de digitale deuren gesloten bij openstaande facturen;
⦁ Heeft u onverwacht een probleem om een factuur te betalen? Spreek dan met ons! We zijn mensen en ondernemers onder elkaar en vinden altijd wel een oplossing.
Wanneer een factuur langer dan 45 dagen open staat, stellen wij u in gebreke. Er wordt dan een conventioneel schadebeding in rekening gebracht gelijk aan 10% van het openstaande bedrag, alsook worden intresten van 1% per begonnen maand aangerekend.

3.5 Wat als u niet akkoord bent met een ontvangen factuur?
We proberen ze natuurlijk te vermijden, maar af en toe zal u een klacht hebben. Geen probleem uiteraard!
Het volstaat een gemotiveerd en duidelijk mailtje te sturen naar info@virtualfair.be, binnen de 8 dagen na vaststelling van het probleem, om ons op de hoogte te stellen.
Wij zullen onmiddellijk al het mogelijke doen om het probleem op te lossen.
Hou er wel rekening mee dat het formuleren van een dergelijke klacht niet betekent dat de uw betalingsverplichtingen worden opgeschort!

3.6 Annulering evenement
U heeft uiteraard de mogelijkheid om binnen de zeven (7) dagen na ondertekening van de offerte (de Overeenkomst) kosteloos te annuleren. In andere gevallen van annulering bent u een annuleringsvergoeding aan ons verschuldigd als hierna vermeld:
– bij annulering zestig (60) dagen of meer voor de door u vastgestelde ingangsdatum van het Evenement: 50% van de Vergoeding;
– bij annulering tussen zestig (60) en dertig (30) dagen of voor de door de u vastgestelde ingangsdatum van het Evenement: 75% van de Vergoeding;
– bij annulering minder dan dertig (30) dagen voor de door de u vastgestelde ingangsdatum van het Evenement: 100% van de Vergoeding plus annuleringskosten van € 2.500,- (tweeduizend vijfhonderd euro).


4.1 Bij elke opdracht houden wij één duidelijk doel voor ogen: een tevreden klant. We zetten dan ook alle mogelijke middelen in om dat doel te bereiken. We doen dit altijd naar eigen goeddunken en vertrouwen op onze eigen ervaring en expertise om dit op een weloverwogen manier te kunnen doen. Dit betekent dat wij ook beroep kunnen doen op experts die niet verbonden zijn aan ons wanneer wij menen dat dit opportuun zou zijn.

4.2 We houden van innovatie en digitalisering. We maken dus ook gebruik van innovatieve en digitale toepassingen om bepaalde processen sneller of makkelijker te maken. We verwachten van u dat u het gebruik van de door ons gebruikte toepassingen aanvaardt en begrijpt.

4.3 Wij gaan voor een tevreden klant. We geloven echter niet in een samenwerking waarbij alles van één kant komt. We proberen altijd samen met u naar het gewenste resultaat toe te werken. Dit betekent dat wij ook rekenen op de medewerking van u.

4.4 Door de specifieke aard van onze activiteiten moeten alle verbintenissen die worden aangegaan tussen ons en u als inspanningsverbintenissen gezien worden. Wij kunnen door de aard van onze activiteiten onmogelijk resultaatsverbintenissen aangaan.

Ter verduidelijking: Een inspanningsverbintenis of middelenverbintenis is een verbintenis waarbij de uitvoerder van de werken aan de opdrachtgever garandeert dat hij alle mogelijke en beschikbare middelen zal inzetten om een bepaald resultaat te bereiken. Bij een garantieverbintenis of resultaatsverbintenis kan de opdracht slechts als geslaagd worden beschouwd indien het vooraf gedefinieerde resultaat effectief is bereikt (dit is bijvoorbeeld mogelijk bij de bouw van een woning, maar niet bij onze activiteiten).

4.6 Het is altijd ons doel een gezonde en duurzame relatie met u op te bouwen. Indien echter zou blijken dat door bepaalde omstandigheden een verdere samenwerking onmogelijk is geworden, hebben wij het recht de overeenkomst eenzijdig op te zeggen. 

4.7 De intellectuele rechten die van toepassing zijn op alle door ons ontwikkelde zaken blijven altijd integraal onze eigendom. U krijgt altijd een niet-exclusief en niet overdraagbaar gebruiksrecht. Dit betekent dus ook dat u deze zaken alleen mag gebruiken voor de doeleinden die vooraf zijn gecommuniceerd.

4.8 Wij nemen onze verantwoordelijkheid. We aanvaarden onze aansprakelijkheid voor elke ons toerekenbare zware of vaak voorkomende lichte fout die zich heeft voorgedaan bij de uitvoering van betaalde opdrachten.
Indien u meent een dergelijke fout te hebben vastgesteld, stuur dan binnen de 8 dagen na datum van deze vaststelling een mailtje naar info@virtualfair.be. Wij zullen vervolgens alles in het werk stellen om binnen een redelijke termijn deze fout recht te zetten.

Mochten we er niet in slagen onze fout recht te zetten, aanvaarden wij onze aansprakelijkheid voor de schade die een direct gevolg is van deze fout. Uiteraard kunnen wij echter niet aansprakelijk worden gesteld voor enige niet directe schade zoals bijvoorbeeld gevolgschade, winstderving of verhoging van algemene kosten (deze opsomming is uiteraard niet limitatief).
De schade waarvoor wij aansprakelijk kunnen worden gesteld kan nooit groter zijn dan:
⦁ Het totale gefactureerde bedrag excl. BTW (dat betaald is);
⦁ Het bedrag waarvoor wij is verzekerd zijn volgens onze polis beroepsaansprakelijkheid (Axa – Nr. 010.730.530.920 tot een bedrag van 125.000 EUR).

Gezien wij onze verantwoordelijkheid niet ontlopen, verwachten wij van u hetzelfde. Als klant van ons neemt u steeds de nodige maatregelen om ons te vrijwaren van schade die te wijten valt aan een eigen tekortkoming. In het bijzonder zal u zich dienen te houden aan de deadlines die wij voorop stellen.

4.9 Uiteraard kan overmacht nooit worden uitgesloten. Noch voor u, noch voor ons zelf. Dit betekent dat wanneer zich een externe oorzaak voordoet waardoor de verdere uitvoering van de overeenkomst tijdelijk onmogelijk wordt voor één van de partijen, de overeenkomst kan worden opgeschort voor een periode van maximum 90 dagen. Indien de overmacht na deze periode nog steeds bestaat, kan de overeenkomst definitief worden opgezegd.

Wanneer zich een dergelijke omstandigheid voordoet dient de partij die is verhinderd de andere partij schriftelijk te informeren omtrent de aard van de overmacht, binnen de 8 dagen na de eerste dag waarop de overmacht is vastgesteld.

5.1 Fairtual Technologies BV is een op en top Belgisch bedrijf. Dat betekent dus dat uitsluitend het Belgische recht van toepassing is op de overeenkomsten die door ons worden aangegaan. Geschillen zullen worden beslecht via Arbitrage. Dat betekent dat alle geschillen die mochten ontstaan naar aanleiding van de onderhavige overeenkomst dan wel van overeenkomsten die daarvan het gevolg mochten zijn, zullen beslecht worden door een scheidsgerecht, bestaande uit één of drie onafhankelijke en onpartijdige arbiters gekozen uit het bestand van www.arbiters.be. Bij gebreke van overeenstemming tussen de partijen geschiedt de aanstelling en/of de vervanging door de lijstbeheerder. Het scheidsgerecht organiseert het verloop van de werkzaamheden en begroot de (provisie voor de) arbitragekosten. Deze clausule vervangt alle andersluidende bevoegdheidsbedingen.

5.2 Deze Algemene Voorwaarden zijn exclusief van toepassing op elke overeenkomst aangegaan door ons. Het bestaan van aanvullende of afwijkende voorwaarden van een andere contractpartij dan wijzelf wordt expliciet uitgesloten. Er kan alleen van deze Algemene Voorwaarden worden afgeweken indien beide partijen dit op voorhand schriftelijk hebben bepaald.

5.3 Indien zou blijken dat een bepaling uit deze Algemene Voorwaarden nietig is, betekent dat niet dat de volledige Algemene Voorwaarden nietig zijn. De niet door nietigheid aangetaste bepalingen behouden dus hun volledige werking en toepassing.

5.4 Wij hebben het recht om gespecialiseerde derden in te schakelen in de uitoefening van onze opdrachten, en kunnen verbintenissen die voortvloeien uit overeenkomsten die we hebben afgesloten naar eigen goeddunken overdragen aan deze derden.

5.5 Van zodra een overeenkomst tot stand is gekomen hebben wij het recht in het kader van onze commerciële en promotionele activiteiten te verwijzen naar het bestaan (en de inhoud) van de overeenkomst.
Bij dergelijke verwijzingen mogen wij gebruik maken van beschermde en niet-beschermde handelsnamen en -tekens van u en uw exposanten of andere gebruikers van onze platformen. Uiteraard wordt onder geen enkel beding gevoelige informatie van u of gebruikers van onze platformen publiek gemaakt. U zal derden (exposanten, sprekers of andere stakeholders) hiervan op de hoogte brengen en ons laten weten wanneer iemand zich hiertegen verzet.

5.6 Wij zijn zoals eerder vermeld een bedrijf dat werkt met zowel interne als externe medewerkers (zowel werknemers als freelancers – al dan niet vennoten). In onze kosten staan de uurtarieven vermeld welke wij aanrekenen. Deze uurtarieven zijn tarieven die gelden indien wij de contractspartij zijn. We spreken steeds met u af dat u niet rechtstreeks contracteert met onze medewerkers. Indien u dat toch zou doen (rechtstreeks gefactureerd worden door een van onze medewerkers), dan rekenen wij u een outsourcingkost aan gelijk aan 35% van het tarief dat u heeft betaald (c.q. aangerekend gekregen) aan of van deze medewerker. U snapt het plaatje…

“We leven in helse tijden wat cyber security betreft. Vandaar maken we graag afspraken over hoe zowel van u als van uw bezoekers wordt verwacht dat zij met onze platformen omgaan. Wat kan en niet kan, wat mag en niet mag, leest u hieronder. Uiteraard rekenen wij daarnaast op uw gezond verstand.”

6.1. Inleiding
1.1 In dit beleid voor aanvaardbaar gebruik van onze platformen (het “Beleid”) zijn de regels vastgelegd die gelden voor:
⦁ het gebruik van de website waarop het evenement wordt gehost, een eventuele vervolgwebsite en de diensten die op die website of een eventuele vervolgwebsite beschikbaar zijn (de “platformen”); en
⦁ de verzending, opslag en verwerking van inhoud door u, of door een persoon namens u, die gebruik maakt van de platformen (“Inhoud”).

1.2 Verwijzingen in dit beleid naar “u” zijn naar elke klant voor de platformen en elke individuele gebruiker van de platformen en “uw” moet dienovereenkomstig worden geïnterpreteerd; en verwijzingen in dit beleid naar “ons” zijn naar Fairtual (en “wij” en “onze” moeten dienovereenkomstig worden geïnterpreteerd).

1.3 Door gebruik te maken van de platformen, gaat u akkoord met de regels die in dit beleid zijn vastgelegd.

1.4 U dient uw gebruikers (de stakeholders, zoals bezoekers, exposanten, sprekers etc.) bijkomend te vragen om hun uitdrukkelijke toestemming voor de voorwaarden van dit beleid voordat u enige inhoud uploadt of indient of op andere wijze gebruik maakt van de platformen.

1.5 U moet ten minste 18 jaar oud zijn om gebruik te maken van de platformen; en door gebruik te maken van de platformen, garandeert u ons dat u ten minste 18 jaar oud bent. Dat lijkt ons duidelijk…

2. Algemene gebruiksregels

2.1 U mag de platformen niet gebruiken op een manier die schade aan de platformen veroorzaakt, of kan veroorzaken, of die de beschikbaarheid of toegankelijkheid ervan aantast.

2.2 U mag geen gebruik maken van de platformen:
⦁ op enigerlei wijze die onwettig, frauduleus, bedrieglijk, concurrentieel of schadelijk is; of
⦁ in verband met een onwettig, frauduleus, bedrieglijk of schadelijk doel of activiteit.

2.3 U moet ervoor zorgen dat alle inhoud in overeenstemming is met de bepalingen van dit beleid.

3. Onrechtmatige inhoud

3.1 De inhoud mag niet illegaal of onwettig zijn, mag geen inbreuk maken op de wettelijke rechten van een persoon en mag geen aanleiding kunnen geven tot gerechtelijke stappen tegen een persoon (in elk geval in elk rechtsgebied en onder elk toepasselijk recht).

3.2 Inhoud, en het gebruik van inhoud door ons op welke wijze dan ook geautoriseerd, mag niet:
⦁ lasterlijk of kwaadwillig vals zijn;
⦁ obsceen of onfatsoenlijk zijn;
⦁ een inbreuk maken op enig auteursrecht, moreel recht, databankenrecht, merkenrecht,
⦁ modellenrecht, passiefrecht of ander intellectueel eigendomsrecht;
⦁ inbreuk maken op enig recht van vertrouwen, recht op privacy of recht uit hoofde van de
⦁ wetgeving inzake gegevensbescherming;
⦁ e) een nalatig advies vormen of een nalatige verklaring bevatten;
⦁ f) een aansporing tot het plegen van een misdrijf, instructies voor het plegen van een misdrijf of het
⦁ bevorderen van criminele activiteiten vormen;
⦁ in minachting zijn voor een rechtbank, of in strijd met een gerechtelijk bevel;
⦁ een inbreuk vormen op de wetgeving inzake rassenhaat of religieuze haat of discriminatie;
⦁ godslasterlijk zijn;
⦁ concurrentieel zijn voor ons of voor ons platform;
⦁ een inbreuk vormen op de wetgeving inzake staatsgeheimen; of
⦁ een schending van een contractuele verplichting jegens een persoon vormen.
3.3 U moet ervoor zorgen dat de inhoud niet het onderwerp is en nooit het onderwerp is geweest van een dreigende of feitelijke juridische procedure of een andere soortgelijke klacht.

4. Grafisch materiaal

4.1 De inhoud moet geschikt zijn voor alle personen die toegang hebben of kunnen krijgen tot de inhoud in kwestie.
4.2 De inhoud mag geen geweld op een expliciete, grafische of zinloze manier weergeven.
4.3 De inhoud mag niet pornografisch of seksueel expliciet zijn.

5. Feitelijke nauwkeurigheid

5.1 De inhoud mag niet onwaar, vals, onnauwkeurig of misleidend zijn.
5.2 Feitenverklaringen in Content en met betrekking tot personen (juridisch of natuurlijk) moeten waarheidsgetrouw zijn; en opinies in inhoud en met betrekking tot personen (juridisch of natuurlijk) moeten redelijk zijn, eerlijk gehouden worden en de basis van het oordeel aangeven.

6. Negatief advies

6.1 De inhoud mag niet bestaan uit of bestaan uit juridisch, financieel, beleggings-, fiscaal, boekhoudkundig, medisch of ander professioneel advies, en u mag de platformen niet gebruiken om enige juridische, financiële, beleggings-, fiscale, boekhoudkundige, medische of andere professionele adviesdienst te verlenen.
6.2 De inhoud mag niet bestaan uit adviezen, instructies of andere informatie die kunnen worden opgevolgd en die, indien zij worden opgevolgd, de dood, ziekte of lichamelijk letsel, schade aan eigendommen of enig ander verlies of schade kunnen veroorzaken.

7. Etiquette

7.1 De inhoud moet passend, burgerlijk en smaakvol zijn en in overeenstemming met de algemeen aanvaarde normen voor etiquette en gedrag op het internet.
7.2 De inhoud mag niet beledigend, bedrieglijk, bedreigend, beledigend, bedreigend, haatdragend, discriminerend of opruiend zijn.
7.3 De inhoud mag niet leiden tot ergernis, ongemak of onnodige angst.
7.4 U mag de platformen niet gebruiken voor het verzenden van vijandige communicatie of communicatie die bedoeld is om te beledigen, met inbegrip van dergelijke communicatie die gericht is op een bepaalde persoon of groep mensen.
7.5 U mag de platformen niet gebruiken om anderen opzettelijk te verontrusten of te beledigen.
7.6 U mag de platformen niet onnodig overspoelen met materiaal dat betrekking heeft op een bepaald onderwerp of vakgebied, alleen of samen met anderen.
7.7 U moet ervoor zorgen dat de inhoud geen andere inhoud die beschikbaar is via de platformen dupliceert.
7.8 U moet ervoor zorgen dat de inhoud op de juiste wijze wordt gecategoriseerd.
7.9 U dient passende en informatieve titels te gebruiken voor alle Content.
7.10 U moet te allen tijde hoffelijk en beleefd zijn ten opzichte van andere gebruikers van de platformen.

8. Marketing en spam

8.1 U mag zonder onze schriftelijke toestemming de platformen niet gebruiken voor enig doel dat verband houdt met de marketing, reclame, promotie, verkoop of levering van een voor ons concurrentieel product, dienst of commercieel aanbod.
8.2 De inhoud mag geen spam vormen of bevatten, en u mag de platformen niet gebruiken om spam op te slaan of te verzenden – wat voor deze doeleinden alle onwettige marketingcommunicatie en ongevraagde commerciële communicatie omvat.
8.3 U mag geen spam of andere marketingcommunicatie sturen naar een persoon die gebruik maakt van een e-mailadres of andere contactgegevens dat via de platformen beschikbaar is gesteld of dat u aantreft bij het gebruik van de platformen.
8.4 U mag de platformen niet gebruiken om kettingbrieven, Ponzi-schema’s, piramideschema’s, matrixprogramma’s, multi-level-marketingschema’s, “get rich quick”-schema’s of soortgelijke brieven, schema’s of programma’s te promoten, te hosten of te exploiteren.8.5 U mag de platformen niet gebruiken op een manier die kan leiden tot een zwarte lijst van onze IP-adressen.

9. Gereguleerde bedrijven

9.1 U mag de platformen niet gebruiken voor enig doel dat verband houdt met gokken, gokken, weddenschappen, loterijen, sweepstakes, prijscompetities of enige andere gok gerelateerde activiteit.
9.2 U mag de platformen niet gebruiken voor enig doel dat verband houdt met het te koop aanbieden, verkopen of distribueren van geneesmiddelen of farmaceutische producten.
9.3 U mag de platformen niet gebruiken voor enig doel dat verband houdt met het te koop aanbieden, verkopen of distribueren van messen, geweren of andere wapens.

10. Monitoring

10.1 U erkent dat wij actief toezicht kunnen houden op de inhoud en het gebruik van de platformen.

11. Data mining

11.1 U mag geen systematisch of geautomatiseerd gegevensschrapen, datamining, gegevensextractie of -verzameling of andere systematische of geautomatiseerde gegevensverzamelingsactiviteiten uitvoeren door middel van of in verband met de platformen.

12. Hyperlinks

12.1 U mag geen verband leggen met materiaal dat gebruik maakt van of door middel van de platformen en dat, indien het via de platformen beschikbaar zou worden gesteld, in strijd zou zijn met de bepalingen van dit Beleid.

13. Schadelijke software

13.1 De inhoud mag geen virussen, wormen, spyware, adware of andere schadelijke of kwaadaardige software, programma’s, routines, toepassingen of technologieën bevatten of daaruit bestaan, en u mag deze niet promoten, verspreiden of uitvoeren door middel van de platformen.
13.2 De Inhoud mag geen software, programma’s, routines, toepassingen of technologieën bevatten of bestaan uit, en u mag deze niet promoten, distribueren of uitvoeren door middel van de platformen, die een materieel negatief effect zullen of kunnen hebben op de prestaties van een computer of die materiële veiligheidsrisico’s voor een computer met zich meebrengen.

14. Overtreden van de regels

14.1 Indien u en uw gebruikers (de stakeholders, zoals bezoekers, exposanten, sprekers etc.) zich houden aan bovenvermelde regels, dan blijven we de beste vrienden. Stellen we echter vast dat u zich niet aan deze regels houdt, dan hebben wij het recht om het platform in haar totaliteit onbeschikbaar te stellen (en de overeenkomst op te schorten-, onder dat u recht heeft op enige schadevergoeding of terugbetaling van reeds betaalde bedragen. Maar ook u gebruikers dienen zich hieraan te houden. Wanneer wij vaststellen dat een gebruiker zich niet aan de regels houdt dan zal u ons hiervan onmiddellijk op de hoogte brengen, zodat wij de gepaste (juridische) maatregelen kunnen nemen.

 

Privacyverklaring

Fairtual Technologies blijft zich continu inzetten om de privacy van haar gebruikers maximaal te beschermen en streeft ernaar om iedereen een veilige gebruikerservaring aan te bieden. In ons Privacy beleid vindt u alles om beter te begrijpen hoe Fairtual uw gegevens verzamelt en gebruikt, en om inzicht te krijgen in de keuzes die u hebt om uw gegevens te beschermen.

Het Privacy beleid bevat ons beleid met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens met de verklaring van onze privacy praktijken en informatie. Ons privacy beleid is ontworpen om u te informeren over onze privacy praktijken op een duidelijke, beknopte wijze.

Indien u een vraag hebt over privacy dient u contact op te nemen met ons door ons te mailen op info@virtualfair.be.

Het privacy beleid van Fairtual

Woorden met een hoofdletter zijn gedefinieerd in de Algemene Voorwaarden en hebben in deze bijlage dezelfde betekenis als in de Algemene Voorwaarden.
De verwerking verwijst naar alle bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens op grond waarvan een natuurlijke persoon direct of indirect kan worden geïdentificeerd; zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
Deze Privacy Policy heeft tot doel de personen die bij die verwerkingen betrokken zijn alle informatie te verstrekken die volgens de van kracht zijnde regelgeving worden vereist, waaronder de informatie vereist door de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (algemene verordening gegevensbescherming of “GDPR”).
Fairtual verbindt zich ertoe om de persoonsgegevens van de Gebruikers op een wettelijke, correcte en transparante manier te verwerken. In deze privacyverklaring legt Fairtual uit welke persoonsgegevens worden verwerkt en wat daarbij de doeleinden zijn, welke rechten de Gebruiker heeft om zijn/haar privacy te veilig te stellen en eventueel te verbeteren.

Begrippen

In deze Privacy Policy wordt gebruik gemaakt van volgende begrippen:
De Website: de website, welke te vinden is via de URL https://virtualfair.be.
de Verordening: de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (ook wel genoemd “algemene verordening gegevensbescherming” of “GDPR”)
Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Bijvoorbeeld: naam, adres, gezinssamenstelling, evaluaties, getuigschriften, enz.
Verwerking: (het geheel van) bewerking(en) van persoonsgegevens. Bijvoorbeeld: bewaren, verzamelen, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verzenden, verspreiden, doorgeven, wissen, vernietigen, enz.
Verwerkingsverantwoordelijke: de natuurlijke persoon, rechtspersoon, overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat alleen of met anderen het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
Betrokkene: de geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, waarop de verwerkte gegevens betrekking hebben.

Op wie is deze privacy policy van toepassing?
Deze policy is van toepassing op de verwerking van de persoonsgegevens van de Gebruikers van de Website, met name:
⦁ personen die de Website bezoeken;
⦁ personen die het contactformulier invullen.
Deze personen zullen samen de “Betrokkenen” en elk individueel een “Betrokkene” genoemd worden.

De verwerkingsverantwoordelijke, de functionaris voor gegevensbescherming en de verwerker
⦁ De Verwerkingsverantwoordelijke:
Fairtual Technologies BV, waarvan de maatschappelijke zetel is gevestigd te 8000 Brugge, Koningin Elisabethlaan 18, ingeschreven bij de Kruispuntbank voor Ondernemingen onder het nummer BE0899.916.411 (hierna: “Fairtual”) is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die zij in het kader van haar activiteiten verricht;
⦁ De functionaris voor gegevensbescherming:
De functionaris voor de gegevens- en privacybescherming bij Fairtual is bereikbaar aan de hand van de volgende contactgegevens:
⦁ naam: Mike Thevissen
⦁ tel: + 32 (0)472 75 66 22
⦁ E-Mail: mike.thevissen@whitewire.be

Doel van de verwerking
Fairtual verwerkt persoonsgegevens in het kader van het gebruik van haar Website. De persoonsgegevens worden gebruikt voor de volgende doeleinden:
⦁ Contactpersonen bij Gebruikers die ondernemingen zijn of in professionele hoedanigheid optreden (klanten of prospecten): de persoonsgegevens zijn noodzakelijk om de overeenkomst die met Fairtual wordt afgesloten op een correcte manier op te stellen en te kunnen uitvoeren. Voor de contractsluiting dient Fairtual over de nodige persoonsgegevens te beschikken om de overeengekomen dienstverlening te kunnen aanbieden;
⦁ Leveranciers met wie Fairtual in contact treedt: de persoonsgegevens zijn noodzakelijk om de overeenkomst die met Fairtual wordt afgesloten op een correcte manier op te stellen en te kunnen uitvoeren;
⦁ Ieder gerechtvaardigd belang van de Verwerkingsverantwoordelijke;
⦁ Het verzoek van de Gebruiker die het contactformulier invult kunnen inwilligen (toestemming).
Alle persoonsgegevens die worden verzameld worden administratief en eventueel later boekhoudkundig verwerkt.

Welke persoonsgegevens worden verzameld?
Rechtstreeks verzamelde informatie

⦁ Informatie betreffende de Betrokkene: Naam – Voornaam
⦁ Informatie om de Betrokkene te contacteren: telefoonnummer – e-mailadres
Indien de Betrokkene zich via de Website kenbaar maakt (door het contactformulier in te vullen), worden zijn/haar gegevens opgeslagen in de database. De Betrokkene geeft door de registratie en/of identificatie uitdrukkelijke toestemming om te worden opgenomen in de database.

Wat de Betrokkene meedeelt

Als de Betrokkene Fairtual telefonisch contacteert, kan Fairtual zijn/haar identiteit (naam en voornaam) en telefoonnummer noteren om een contactoverzicht op te bouwen en te bekijken wie gebruik maakt van de dienstverlening.

Categorieën van verwerkte persoonsgegevens
⦁ Identiteitsinformatie
⦁ Contactinformatie
⦁ Al de gegevens, documenten en media die de betrokkene ter beschikking heeft gesteld aan Fairtual

Wie ontvangt de persoonsgegevens?
De Verwerkingsverantwoordelijke kan de persoonsgegevens van de Betrokkene doorgeven aan de volgende ontvangers:
⦁ ICT-dienstverleners;
⦁ Accountant – boekhouder;
⦁ Onderaannemers die gelieerd zijn aan de Verwerkingsverantwoordelijke, zoals een designer of programmeur.
De persoonsgegevens van de Betrokkene worden in principe niet doorgegeven aan een land dat geen deel uitmaakt van de Europese Economische Ruimte.
Fairtual verwerkt deze persoonsgegevens in overeenstemming met de in artikel ‘Gegevensverwerkingen’ vermelde doeleinden. Enkel de medewerkers binnen de Fairtual organisatie, die in uitvoering van hun functie deze persoonsgegevens nodig hebben, zullen deze kunnen consulteren.

Hoe lang worden de persoonsgegevens bewaard?
De Verwerkingsverantwoordelijke bewaart de persoonsgegevens van de Betrokkene:
⦁ Zolang als nodig om de doelen zoals omschreven in artikel Gegevensverwerkingen te verwezenlijken;
⦁ Zolang als nodig om de persoonsgegevens te verwijderen nadat de bewaringstermijnen waarin de regelgeving voorziet, verstreken zijn;
⦁ Zolang als nodig om verplichtingen na te leven die voortvloeien uit een wettekst, andere regelgeving of door Fairtual gesloten overeenkomsten, of door een overheid worden opgelegd.

Welke rechten kan de betrokkene uitoefenen?

Recht op bezwaar
Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt op basis van toestemming van de Betrokkene (zie punt ‘op wie is deze policy van toepassing?’), kan de Betrokkene deze toestemming te allen tijde intrekken.

Indien de Betrokkene een of meer van de hierna vermelde rechten wil uitoefenen, dient hij/zij contact op te nemen met de functionaris voor gegevensbescherming van Fairtual via de contactgegevens vermeld in artikel ‘De verwerkingsverantwoordelijke en de functionaris voor gegevensbescherming’.

Recht op inzage
De Betrokkene heeft het recht om van Fairtual uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van hem/haar betreffende persoonsgegevens en om desgevallend inzage te verkrijgen van de desbetreffende persoonsgegevens en de volgende informatie:
⦁ de verwerkingsdoeleinden;
⦁ de betreffende categorieën van persoonsgegevens;
⦁ de ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie persoonsgegevens worden verstrekt;
⦁ indien mogelijk, de termijn gedurende welke de persoonsgegevens naar verwachting zullen
⦁ worden opgeslagen, of indien niet mogelijk de criteria om die termijn te bepalen;
⦁ dat de Betrokkene het recht heeft om Fairtual te verzoeken dat persoonsgegevens worden
⦁ gewist of gecorrigeerd, of dat de verwerking wordt beperkt;
⦁ dat de Betrokkene het recht heeft om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit;
⦁ alle beschikbare gegevens over de bron van de gegevens, in het geval dat de
⦁ persoonsgegevens niet bij de Betrokkene zelf worden verzameld;
⦁ het bestaan, in voorkomend geval, van een uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming, met inbegrip van profilering en in de van toepassing zijnde gevallen, nuttige informatie over de onderliggende logica, het belang en de verwachte gevolgen van de geautomatiseerde besluitvorming.
Fairtual zal op uitdrukkelijk verzoek van de Betrokkene binnen een redelijke termijn een zo volledig mogelijk overzicht geven van de gevraagde persoonsgegevens en/of informatie hierboven. De Betrokkene heeft het recht om kosteloos een kopie te verkrijgen van de gevraagde informatie.
Wanneer de Betrokkene zijn verzoek elektronisch indient, kan Fairtual de informatie op elektronische wijze verstrekken, bijvoorbeeld via e-mail.
Fairtual garandeert dat de Betrokkene, via zijn/haar account als geregistreerde Gebruiker, volledige inzage heeft in zijn/haar gegevens en deze gegevens zelf op ieder moment kan wijzigen, aanpassen, verbeteren of verwijderen.

Recht van verbetering
De Betrokkene heeft het recht om foutieve, ongepaste of verouderde persoonlijke gegevens te laten verwijderen of verbeteren. Is de Betrokkene van mening dat informatie die Fairtual heeft opgeslagen onvolledig, onjuist, ongepast of verouderd is, dient hij/zij de functionaris voor gegevensbescherming van Fairtual te contacteren aan de hand van de contactgegevens vermeld in artikel 4.
Fairtual garandeert dat de Betrokkene, via zijn/haar account als geregistreerde Gebruiker, volledige inzage heeft in zijn/haar gegevens en deze gegevens zelf op ieder moment kan wijzigen, aanpassen, verbeteren of verwijderen.

Recht tot het wissen van gegevens
De Betrokkene heeft het recht om te verkrijgen dat bepaalde persoonsgegevens worden gewist wanneer een van de volgende gevallen van toepassing is:
⦁ de persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waaronder zij zijn verzameld of verwerkt;
⦁ de Betrokkene trekt de toestemming waarop de verwerking berust in, en er is geen andere rechtsgrond voor de verwerking;
⦁ de Betrokkene maakt bezwaar tegen de verwerking overeenkomstig dit beleid;
⦁ de persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt;
⦁ de persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op Fairtual rust.

Fairtual is verplicht persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging te wissen wanneer een van de bovenstaande gevallen van toepassing is. Fairtual garandeert dat de Betrokkene, via zijn/haar account als geregistreerde Gebruiker, volledige inzage heeft in zijn/haar gegevens en deze gegevens zelf op ieder moment kan wijzigen, aanpassen, verbeteren of verwijderen.

Recht op beperking van de verwerking
De Betrokkene heeft het recht om in bepaalde gevallen de beperking van de verwerking van zijn persoonsgegevens te verkrijgen. De volgende voorwaarden moeten van toepassing zijn:
⦁ Wanneer de opgeslagen persoonsgegevens niet correct zijn, gedurende de periode die Fairtual nodig heeft om de juistheid van de persoonsgegevens te controleren en desgevallend te corrigeren;
⦁ de verwerking van persoonsgegevens is onrechtmatig en de Betrokkene verzet zich tegen het wissen van de persoonsgegevens en verzoekt om de beperking van het gebruik ervan;
⦁ Fairtual heeft de gegevens niet langer nodig voor de verwerkingsdoeleinden waarvoor de gegevens werden opgeslagen maar wel in het kader van een gerechtelijke procedure, voor de bescherming van natuurlijke personen of rechtspersonen of om gewichtige redenen van algemeen belang.
Wanneer de verwerking van de persoonsgegevens werd beperkt, mag Fairtual de persoonsgegevens blijven opslaan maar mogen er geen persoonsgegevens worden verwerkt zonder voorafgaande toestemming van de Betrokkene.
Fairtual garandeert dat de Betrokkene, via zijn/haar account als geregistreerde Gebruiker, volledige inzage heeft in zijn/haar gegevens en deze gegevens zelf op ieder moment kan wijzigen, aanpassen, verbeteren of verwijderen.

Recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens
Onder voorbehoud van de rechten en vrijheden van derden en de beperkingen voorzien in de Verordening, heeft de Betrokkene het recht om de hem betreffende persoonsgegevens die hij zelf aan Fairtual heeft verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen.
De Betrokkene heeft het recht deze gegevens zelf aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen of te vragen dat de persoonsgegevens rechtstreeks door Fairtual naar een andere verwerkingsverantwoordelijke worden doorgestuurd.

Weigeren van geautomatiseerde verwerking en besluitvorming
De gegevensverwerkingen en processen verlopen niet geautomatiseerd, noch zonder menselijke tussenkomst. Desondanks kan de Betrokkene bezwaar indienen tegen de geautomatiseerde verwerking van zijn persoonsgegevens wanneer deze verwerking hem/haar in aanmerkelijke mate treft.
Hier geldt de volgende uitzondering, die geval per geval moet worden beoordeeld:
⦁ de geautomatiseerde verwerking is toegestaan bij een wettelijke bepaling die op Fairtual van toepassing is en die ook voorziet in de nodige maatregelen ter bescherming van de rechten, vrijheden en belangen van de Betrokkene.
De Betrokkene heeft ook het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens die op hem van toepassing zijn in de gevallen die de wet of andere regelgevende teksten voorzien.
De Betrokkene kan deze rechten uitoefenen door een verzoek in te dienen bij of contact op te nemen met de functionaris voor gegevensbescherming bij Fairtual, zoals eerder vermeld.
De functionaris voor gegevensbescherming zal de nodige maatregelen nemen om de identiteit van de Betrokkene die een verzoek indient, te controleren.
De Betrokkene heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. In België is dit sinds 25 mei 2018 de Gegevensbeschermingsautoriteit (voorheen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer): zie https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Welke beveiligingsmaatregelen worden getroffen?
Aangezien persoonsgegevens worden verwerkt, garandeert Fairtual te allen tijde de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van deze informatie. Fairtual hanteert een hoog beveiligingsniveau voor de verwerking en de gegevens die worden verwerkt en opgeslagen.
De belangrijkste principes die Fairtual toepast, zijn:
1. Definitie van de rollen en verantwoordelijkheden inzake informatiebeveiliging om te garanderen dat alle beveiligingsactiviteiten worden uitgevoerd.
2. Alle vereiste documentatie, zoals beleidsregels, standaarden, procedures en richtlijnen, is aanwezig om de beveiliging te ondersteunen. Die documentatie wordt regelmatig herzien.
3. Fairtual hanteert een risico-gebaseerde benadering om de noodzakelijke technische en andere beveiligingscontroles te identificeren. Dit garandeert dat de juiste prioriteiten worden bepaald en dat alleen efficiënte en effectieve beveiligingscontroles worden geselecteerd en geïmplementeerd.
4. Fairtual verbindt zich ertoe ervoor te zorgen dat de medewerkers in de gehele organisatie zich bewust zijn van het belang van informatiebeveiliging en gegevensbescherming en integreert dit via regelmatige opleidingen en oefeningen.
5. Fairtual beschikt over identiteits- en toegangscontroles om informatie te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, wijzigingen of verwijdering, al dan niet opzettelijk veroorzaakt.
6. Fairtual heeft fysieke controles ingevoerd om brand- en diefstalpreventie en toegangscontrole voor haar gebouwen te garanderen.
7. Er werden cyberbeschermingscontroles geïnstalleerd. De applicaties en de technologieplatformen werden ontworpen, geconfigureerd, onderhouden en geëvalueerd op basis van erkende beveiligingscriteria, zoals kwetsbaarheden en bedreigingen worden permanent gemonitord.
8. Er werd een Business Continuity-programma geïnstalleerd om de continuïteit te garanderen in geval van storingen of rampen en de bedrijfsprocessen te herstellen. Tijdens de activering van dit programma blijven de informatiebeveiligingsprincipes van kracht.
9. Het informatiebeveiligingsbeleid en de implementatie ervan worden regelmatig beoordeeld.

Verwerkersovereenkomst

Partijen:
⦁ U als klant, hierna te noemen “Verwerkingsverantwoordelijke”;
en
⦁ de besloten vennootschap Fairtual Technologies BV, statutair gevestigd te België, 8000 Brugge, Koningin Elisabethlaan 18 en kantoorhoudende te België, 8000 Brugge, Koningin Elisabethlaan 18, in deze vertegenwoordigd door haar bestuurder, de heer Diego Dupont, hierna te noemen “Verwerker”.

Overwegingen:
⦁ Verwerkingsverantwoordelijke heeft met Verwerker een of meer overeenkomsten gesloten tot het leveren van diverse diensten door Verwerker aan Verwerkingsverantwoordelijke of zal een dergelijke overeenkomst sluiten. Deze overeenkomst of deze overeenkomsten gezamenlijk wordt of worden hierna als “de Hoofdovereenkomst” aangeduid.

⦁ Verwerker zal bij het uitvoeren van de Hoofdovereenkomst gegevens verwerken waarvoor Verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk is en blijft. Tot die gegevens behoren persoonsgegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU 2016/679), hierna de “AVG”.

⦁ Partijen willen, gelet op het bepaalde in artikel 28 lid 3 AVG, de voorwaarden van de verwerking van deze persoonsgegevens in deze overeenkomst vastleggen.

Overeenkomst:

⦁ Toepassingsgebied
⦁ Deze overeenkomst is van toepassing voor zover bij het leveren van de diensten onder de Hoofdovereenkomst een of meer verwerkingen plaatsvinden die zijn opgenomen in Bijlage 1.
⦁ De verwerkingen van Bijlage 1 die bij het leveren van de diensten plaatsvinden worden hierna: “de Verwerkingen” genoemd. De persoonsgegevens die daarbij worden verwerkt: “de Persoonsgegevens”.
⦁ Met betrekking tot de Verwerkingen is Verwerkingsverantwoordelijke de verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker de verwerker. De natuurlijke personen die onder de Hoofdovereenkomst feitelijk gebruik maken van de diensten van Verwerker en, eventueel, hun vertegenwoordigers, worden hierna ook als “de Eindgebruikers” aangeduid.
⦁ Alle begrippen in deze overeenkomst hebben de betekenis die daar in de AVG aan wordt gegeven.
⦁ De bijlagen maken onderdeel uit van deze overeenkomst. Het gaat om:
Bijlage 1 de Verwerkingen, de Persoonsgegevens en de bewaartermijnen;
Bijlage 2 de Subverwerkers en categorieën Subverwerkers die Verwerkingsverantwoordelijke goedkeurt;
Bijlage 3 de technische en organisatorische maatregelen van Verwerker;
Bijlage 4 informatie ten aanzien van een Datalek.

⦁ Onderwerp
⦁ Verwerker verbindt zich Persoonsgegevens uitsluitend te Verwerken ten behoeve van de in deze verwerkersovereenkomst en/of de Hoofdovereenkomst genoemde activiteiten. Verwerker garandeert dat hij, zonder uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van Verwerkingsverantwoordelijke, op geen enkele wijze gebruik zal maken van de Persoonsgegevens die onder deze Verwerkersovereenkomst worden Verwerkt, voor eigen doeleinden of doeleinden van derden, tenzij een op de Verwerker van toepassing zijnde wettelijke bepaling hem tot verwerking verplicht. In dat geval stelt de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke, voorafgaand aan de Verwerking, onverwijld in kennis van dat wettelijk voorschrift, tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.
⦁ Verwerker zal de Persoonsgegevens van Verwerkingsverantwoordelijke gescheiden houden van (Persoons)gegevens die zij voor zichzelf of voor derden Verwerkt.
⦁ Verwerker verricht de Verwerkingen op behoorlijke en zorgvuldige wijze.

3 Beveiligingsmaatregelen
⦁ Verwerker neemt alle technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen die op grond van de AVG en in het bijzonder op grond van artikel 32 AVG van haar worden geëist.
⦁ Verwerker zal een document aanleveren waarin de passende technische en organisatorische maatregelen staan vermeld. Dit document zal als Bijlage 3 bij deze Verwerkersovereenkomst worden gevoegd.

4 Datalekken
⦁ Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging, maar in ieder geval binnen 24 uur op de hoogte stellen van iedere “inbreuk in verband met persoonsgegevens” als bedoeld in artikel 4 sub 12 AVG. Zo’n inbreuk wordt hierna: “Datalek” genoemd.
⦁ Verwerker verschaft Verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging van alle informatie die zij bezit en die nodig is om aan de verplichtingen uit artikel 33 AVG te voldoen en zal alle door verantwoordelijke verzochte medewerking zal verlenen. Verwerker verschaft de betreffende informatie overigens zo snel mogelijk in een door Verwerker te bepalen gangbaar formaat. Verder zal Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke op de hoogte houden van eventuele nieuwe ontwikkelingen rond het Datalek evenals alle redelijke maatregelen nemen teneinde het Datalek te verhelpen en de (mogelijke) gevolgen daarvan zo veel mogelijk te beperken. Verwerker zal tevens die maatregelen treffen die noodzakelijk zijn om een herhaling van het Datalek te voorkomen.
⦁ Verwerker stelt de Verwerkingsverantwoordelijke over een Datalek niet op de hoogte indien het volkomen duidelijk is dat dat Datalek geen enkel risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen. Indien er ruimte is voor twijfel daaromtrent, meldt Verwerker het Datalek wel aan de Verwerkingsverantwoordelijke teneinde deze in staat te stellen omtrent een eventuele melding van het Datalek een eigen oordeel te vormen. Verwerker zal álle inbreuken, ook die niet aan de Verwerkingsverantwoordelijke gemeld hoeven te worden, documenteren, en die documentatie eenmaal per kwartaal aan Verwerkingsverantwoordelijke verstrekken of eerder wanneer Verwerkingsverantwoordelijke daar om verzoekt. De documentatie bevat minimaal de informatie zoals bedoeld in Bijlage 4.
⦁ Het is uitsluitend aan Verwerkingsverantwoordelijke te bepalen of een bij Verwerker geconstateerd Datalek wordt gemeld aan de bevoegde autoriteit en/of aan betreffende betrokkenen.

5 Inschakeling Subverwerkers
⦁ Verwerker is gerechtigd bij de Verwerking derden als Subverwerker in te schakelen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Verwerkingsverantwoordelijke.
⦁ Verwerker draagt er zorg voor dat de betreffende derde(n) een overeenkomst sluit(en) waarin hij zich tenminste houdt aan dezelfde wettelijke verplichtingen als die Verwerker heeft.
⦁ Verwerker licht Verwerkingsverantwoordelijke in over de door hem ingeschakelde Subverwerkers. Verwerkingsverantwoordelijke kan dan bezwaar maken tegen toevoegingen of vervangingen met betrekking tot de Subverwerkers van Verwerker.
⦁ Verwerkingsverantwoordelijke geeft hierbij in elk geval toestemming voor het inschakelen van de in Bijlage 2 opgenomen Subverwerkers en/of categorieën van Subverwerkers.

6 Geheimhoudingsplicht
⦁ Verwerker houdt de Persoonsgegevens geheim. Verwerker draagt ervoor zorg dat de Persoonsgegevens niet direct of indirect ter beschikking komen van derden. Onder derden wordt ook het personeel van Verwerker begrepen voor zover het niet noodzakelijk is dat zij kennis nemen van de Persoonsgegevens. Dit gebod geldt niet indien in deze overeenkomst anders is bepaald en/of voor zover een wettelijk voorschrift of vonnis tot enige bekendmaking verplicht.
⦁ Verwerker draagt ervoor zorg dat personen, niet beperkt tot werknemers, die bij Verwerker deelnemen aan de Verwerkingen zijn gebonden aan een geheimhoudingsverplichting ter zake van de Persoonsgegevens.

⦁ Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke op de hoogte stellen van ieder verzoek tot kennisneming, verstrekking of andere vorm van opvragen en mededeling van de Persoonsgegevens, in strijd met de in dit artikel opgenomen geheimhoudingsplicht.

7 Bewaartermijnen en wissen
⦁ Verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor het bepalen van de bewaartermijnen met betrekking tot de Persoonsgegevens. Voor zover Persoonsgegevens onder controle van de Verwerkingsverantwoordelijke zijn wist hij die zelf tijdig.
⦁ Verwerker zal de Persoonsgegevens binnen dertig dagen na het einde van de Hoofdovereenkomst wissen of, naar keuze van de Verwerkingsverantwoordelijke, aan deze overdragen, tenzij de Persoonsgegevens langer bewaard moeten worden, zoals in het kader van (wettelijke) verplichtingen van Verwerker, dan wel indien Verwerkingsverantwoordelijke verzoekt Persoonsgegevens langer te bewaren en Verwerker en Verwerkingsverantwoordelijke over de kosten en overige voorwaarden van dat langere bewaren overeenstemming bereiken, dit laatste onverminderd de verantwoordelijkheid van Verwerkingsverantwoordelijke de wettelijke bewaartermijnen in acht te nemen. Een eventuele overdracht aan de Verwerkingsverantwoordelijke geschiedt op kosten van de Verwerkingsverantwoordelijke.
⦁ Verwerker zal op verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke verklaren dat het wissen in het voorgaande lid bedoeld heeft plaatsgevonden. Verwerkingsverantwoordelijke kan op eigen kosten een controle laten uitvoeren of dat inderdaad is gebeurd. Artikel 10 van deze overeenkomst is van toepassing op die controle. Verwerker zal voor zover nodig alle Subverwerkers die betrokken zijn bij de verwerking van de Persoonsgegevens op de hoogte stellen van een beëindiging van de Hoofdovereenkomst en zal hen instrueren te handelen zoals hierin bepaald is.
⦁ Tenzij partijen anders afspreken, draagt Verwerkingsverantwoordelijke zelf zorg voor een back up van de Persoonsgegevens.

8 Rechten van betrokkenen
⦁ Indien Verwerkingsverantwoordelijke zelf toegang heeft tot de Persoonsgegevens voldoet hij zelf aan alle verzoeken van de betrokkenen met betrekking tot de Persoonsgegevens. Verwerker zal eventueel door Verwerker ontvangen verzoeken onverwijld aan Verwerkingsverantwoordelijke doorgeven, die verantwoordelijk is voor de afhandeling van het verzoek.
⦁ Alleen voor zover het in het voorgaande lid bedoelde niet mogelijk is, zal Verwerker zijn volledige en tijdige medewerking verlenen aan Verwerkingsverantwoordelijke om:
⦁ na goedkeuring van en in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke betrokkenen inzage te laten krijgen tot de hun betreffende Persoonsgegevens,
⦁ Persoonsgegevens te verwijderen of te corrigeren,
⦁ aan te tonen dat Persoonsgegevens verwijderd of gecorrigeerd zijn indien zij incorrect zijn (of, ingeval Verwerkingsverantwoordelijke het er niet mee eens is dat de Persoonsgegevens incorrect zijn, het feit vast te leggen dat de betrokkene zijn Persoonsgegevens als incorrect beschouwt)
⦁ de betreffende Persoonsgegevens aan Verwerkingsverantwoordelijke dan wel aan een door de Verwerkingsverantwoordelijke aangewezen derde te verstrekken in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm en
⦁ Verwerkingsverantwoordelijke anderszins in de gelegenheid te stellen om aan zijn verplichtingen onder de AVG of aan andere toepasselijke wetgeving op het gebied van verwerking van de Persoonsgegevens te voldoen.

⦁ De kosten van en eisen aan de in het voorgaande lid genoemde medewerking stellen partijen gezamenlijk vast. Zonder een afspraak daaromtrent zijn de kosten voor de Verwerkingsverantwoordelijke.

⦁ Aansprakelijkheid
⦁ Verwerker is jegens Verwerkingsverantwoordelijke aansprakelijk voor alle schade en kosten die Verwerkingsverantwoordelijke lijdt als gevolg van een toerekenbare tekortkoming van Verwerker om te voldoen aan zijn verplichtingen krachtens deze overeenkomst, waaronder begrepen maar niet beperkt tot de schade die door Verwerker is veroorzaakt wanneer bij de verwerking niet is voldaan aan specifiek tot Verwerker gerichte verplichtingen van de AVG of indien in strijd met de rechtmatige instructies van Verwerkingsverantwoordelijke is gehandeld.
⦁ Verwerker vrijwaart Verwerkingsverantwoordelijke voor alle aanspraken van derden als gevolg van een toerekenbare tekortkoming van de Verwerker om zijn verplichtingen jegens Verwerkingsverantwoordelijke onder deze overeenkomst na te komen.
⦁ Onverminderd het bepaalde in dit artikel 9, geldt onverkort de in de Hoofdovereenkomst opgenomen regeling inzake aansprakelijkheid.

⦁ Controle
⦁ Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht de naleving van de bepalingen van deze overeenkomst wanneer daartoe redelijkerwijs aanleiding toe is, doch in ieder geval eenmaal per jaar, op eigen kosten te controleren of deze te laten controleren door een onafhankelijke registeraccountant of registerinformaticus.
⦁ Indien uit een dergelijke controle blijkt dat Verwerker deze overeenkomst en/of toepasselijke wettelijke bepalingen die op de Verwerking van Persoonsgegevens van toepassing zijn niet of niet behoorlijk heeft nageleefd, dient Verwerker de kosten van het onderzoek voor zijn rekening te nemen. Ook zal Verwerker onverwijld na kennisneming van de geconstateerde tekortkomingen, deze tekortkomingen herstellen. Dit onverminderd de overige rechten van Verwerkingsverantwoordelijke.
⦁ Verwerker stelt de Verwerkingsverantwoordelijke alle informatie ter beschikking die nodig is om aan te tonen dat wordt voldaan aan de verplichtingen in artikel 28 AVG. Indien de door de Verantwoordelijke ingeschakelde derde een instructie geeft die naar mening van de Verwerker inbreuk oplevert op de AVG dan stelt de Verwerker de Verantwoordelijke daarvan onmiddellijk in kennis.
⦁ Het onderzoek van Verwerkingsverantwoordelijke zal zich altijd beperken tot de systemen van Verwerker die voor de Verwerkingen worden gebruikt. Verwerkingsverantwoordelijke zal de bij de controle gevonden informatie geheim houden en alleen gebruiken om de naleving door Verwerker van de verplichtingen uit deze overeenkomst te controleren en de informatie of delen daarvan zo snel als kan wissen. Verwerkingsverantwoordelijke staat er voor in dat eventuele ingeschakelde derden deze verplichtingen ook op zich nemen.
Verwerker zal zelf periodieke beveiligingscontroles (laten) uitvoeren en zal jaarlijks een samenvatting verstrekken van de uitkomst van deze controle die minimaal een overzicht bevat van de risico’s alsmede de maatregelen om deze te beperken en verhelpen.

⦁ Verwerking van Persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte
⦁ Het overbrengen van Persoonsgegevens door Verwerker buiten de Europese Economische Ruimte is alleen toegestaan met inachtneming van de daarvoor geldende wettelijke verplichtingen.

⦁ Overige bepalingen
⦁ Wijzigingen van deze overeenkomst zijn uitsluitend geldig indien deze tussen partijen schriftelijk zijn overeengekomen.
⦁ Partijen zullen deze overeenkomst aanpassen aan gewijzigde of aangevulde regelgeving, aanvullende instructies van de relevante autoriteiten en voortschrijdend inzicht in de toepassing van de AVG (bijvoorbeeld door, maar niet beperkt tot, jurisprudentie of rapporten), de introductie van standaardbepalingen en/of andere gebeurtenissen of inzichten die een dergelijke aanpassing nodig maken.
⦁ Deze overeenkomst duurt zolang de Hoofdovereenkomst duurt. De bepalingen van deze overeenkomst blijven gelden voor zover nodig voor de afwikkeling van deze overeenkomst en voor zover die bedoeld zijn het einde van deze overeenkomst te overleven. Tot die laatste categorie bepalingen behoren onder meer, zonder daartoe te zijn beperkt, de bepalingen omtrent geheimhouding en geschillen.
⦁ Deze overeenkomst prevaleert boven alle overige overeenkomsten tussen Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker.
⦁ Op deze overeenkomst is uitsluitend Belgisch recht van toepassing.
⦁ Partijen zullen hun geschillen verband houdende met deze overeenkomst uitsluitend voorleggen aan de Rechtbank Brugge.
_________________________ __________________________________

Door:

Door:

Namens: Fairtual Technologies BV Namens:
Op: Op:
Te: Te:
Bijlage 1
Verwerkingen van persoonsgegevens en bewaartermijnen
Bijlage 1 en 2 dienen door verwerkingsverantwoordelijke zo volledig mogelijk ingevuld te worden
Deze bijlage is onderdeel van de Verwerkersovereenkomst en moet door partijen geparafeerd worden.

⦁ De Persoonsgegevens die partijen verwachten te verwerken:
[Beschrijving van de persoonsgegevens die op grond van deze overeenkomst verwerkt worden, zoals bijvoorbeeld de hieronder omschreven gegevens. Graag aanvullen.]

⦁ …………………………………………………………………………………
⦁ …………………………………………………………………………………
⦁ …………………………………………………………………………………
⦁ …………………………………………………………………………………
⦁ …………………………………………………………………………………
⦁ …………………………………………………………………………………
⦁ …………………………………………………………………………………
⦁ …………………………………………………………………………………
⦁ …………………………………………………………………………………
⦁ …………………………………………………………………………………
⦁ …………………………………………………………………………………
⦁ …………………………………………………………………………………

⦁ De aard, het gebruik en het doel van de verwerking van Persoonsgegevens:
[Beschrijving van wat er met de Persoonsgegevens wordt gedaan (bijvoorbeeld opslag in een bestand, e-mailing etc.), wat het doel van de verwerking is (bijvoorbeeld marketing, klantenwerving, uitvoering overeenkomst) en van welke middelen gebruik wordt gemaakt (bijvoorbeeld CRM-software).]
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

⦁ De categorieën van Betrokkenen waarop de Persoonsgegevens betrekking heeft
[Beschrijving van de categorieën van Betrokkenen, bijvoorbeeld bezoekers van de website, abonnees, leveranciers, kinderen, werknemers].
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

⦁ De gebruiks- en bewaartermijnen van de (verschillende soorten) Persoonsgegevens:
[Beschrijving van de gebruiks- en bewaartermijnen die verwerker dient aan te houden]
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Bijlage 2

Subverwerkers/categorieën van Subverwerkers
Deze bijlage is onderdeel van de Verwerkersovereenkomst en moet door partijen geparafeerd worden.
In deze bijlage staat een overzicht van de Subverwerkers zoals genoemd in art. 5.4 van deze overeenkomst.

Naam subverwerkerAdresContactgegevensDoel subverwerker
C Bloom Comm. V.Blauwvoetstraat 49 – 8310 Assebroekinfo@cbloom.be
GSM:+32478211899     BE0518.858.245
3D Design
Sliced Comm. V.Watermolenstraat 23, 9230 Wettereninfo@sliced.be
GSM:+32496660979    BE0739734272
IT – Development
Combell NVSkaldenstraat 121, 9042 Gentadministratie@combell.com
BTW: BE 0541.977.701
Hosting
Whereby ASGate 1, N° 107, 6700 Maloly, Norwaypro@whereby.comVideo meetings
tawk.to inc.187 East Warm Spring Rd, SB298
Las Vegas, NV, 89119
support@tawk.toWritten Chat booths
Chatwee Sp.Piotrkowska 4, 62-610 Sompolno, PolnadVAT ID: PL6652990463

https://chatwee.com/
Written Chat (Network Café)


Bijlage 3

Beveiligingsmaatregelen van Verwerker (zie downloads)

Bijlage 4
Informatie ten aan zien van een Datalek

Verwerker zal alle inlichtingen verschaffen die Verwerkingsverantwoordelijke noodzakelijk acht om het Datalek of incident te kunnen beoordelen. Daarbij verschaft Verwerker in ieder geval de volgende informatie aan Verwerkingsverantwoordelijke:
⦁ wat de (vermeende) oorzaak is van het Datalek of incident;
⦁ wat het (vooralsnog bekende en/of te verwachten) gevolg is;
⦁ wat de voorgestelde oplossing is;
⦁ de contactgegevens voor de opvolging van de melding;
⦁ (een inschatting van) het aantal personen waarvan gegevens betrokken zijn bij het Datalek of incident;
⦁ een omschrijving van de categorie betrokkenen die betrokken zijn bij het Datalek of incident;
⦁ het soort of de soorten Persoonsgegevens die betrokken zijn bij het Datalek of incident;
⦁ de datum waarop/periode waarin het Datalek of incident heeft plaatsgevonden;
⦁ de datum en het tijdstip waarop het Datalek of incident bekend is geworden bij Verwerker of bij een door hem ingeschakelde derde of sub verwerker;
⦁ of de gegevens versleuteld, gehasht of op een andere manier ontoegankelijk zijn gemaakt voor onbevoegden;
⦁ wat de genomen maatregelen zijn om het Datalek of incident te beëindigen en om de gevolgen van de inbreuk te beperken.